Nutzerhandbuch

Wenn sie für ein Event viele Teilnehmer einladen wollen, können sie diese mit einer Microsoft Excel (.xlsx) Datei zuerst als Kontakte anlegen unter 'Kontakte -> importieren' und danach Ihrem Event zuweisen. Nur Administratoren dürfen Kontakte importieren. yve kennt über 50 Attribute, mit denen Sie einen Kontakt beschreiben können. Die vollständige Liste können Sie im Nutzerhandbuch unter 'Import Felder' sehen. Nur der Familienname ist ein Pflichtfeld, alle anderen Attribute sind optional und können einfach weggelassen werden.

Damit yve die Spalten aus Ihrer .xlsx Datei dem richtigen Attribut zuordnen kann, müssen Sie die Spalten so nennen, wie sie in yve geführt werden. In der Übersicht der Attribute sehen sie die yve Bezeichnungen, die vorhanden sind. Einige der Attribute habe fest vorgegebene Werte, wie z.B. 'gender' -> 'Male. Female, Unknown'. Für diese Attribute müssen die Werte in Ihren Zellen exakt einem der vorgegebenen Werte entsprechen, damit yve die Werte zuweisen kann. Wählen sie Ihre Datei mit 'Datei -> Durchsuchen' aus Ihrem PC aus. Bitte stellen Sie sicher, dass in Ihrer .xlsx Datei nur eine Arbeitsmappe mit Ihren Kontakt Daten enthalten ist. Bitte entfernen Sie Hyperlinks z.B. bei dem Emails.

Spalten, die nicht identifiziert werden konnten, werden beim Import ignoriert. Wenn sie Kontakte ändern wollen, werden nur Attribute überschrieben, zu denen in Ihrer xlsx Datei eine Spalte gefunden wurde - alle nicht gefundenen Attribute werden nicht geändert.

Verhalten beim importieren

Sie können auswählen, was yve beim Importieren machen soll:

Nur neue Kontakte einfügen: yve importiert nur neue Kontakte. Sollte yve einen Kontakt auf Ihrer Liste schon haben, wird dieser Eintrag ignoriert
Nur neue Kontakte einfügen und bestehende ändern: yve importiert neue Kontakte. Sollte yve einen Kontakt auf Ihrer Liste schon haben, wird dieser genutzt, um alle Attribute dieses Kontaktes mit den Werten aus Ihrer Liste zu updaten.
Nur neue Kontakte einfügen und bestehende ändern und fehlende löschen: yve importiert neue Kontakte. Sollte yve einen Kontakt auf Ihrer Liste schon haben, wird dieser genutzt, um alle Attribute dieses Kontaktes mit den Werten aus Ihrer Liste zu updaten. Zusätzlich überprüft yve für jeder der bestehenden yve Kontakte, ob dieser in Ihrer List zu finden ist. Sollte der Kontakt nicht in der Liste sein, setzt yve ein Flag zum Löschen dieses Kontaktes. Sie werden dann noch einmal aufgefordert, die Löschung zu bestätigen. Vorsicht: wenn sie eine leere Liste mit dieser Option hochladen, werden alle Ihre Kontakte zum Löschen gekennzeichnet.

Die maximale Anzahl von Kontakten bei einem Import ist 10.000. Zusätzlich wird durch Ihre Lizenenz begrentz wie viele Kontakte Sie in Ihrem Konto haben dürfen. Die Limits finden Sie unter https://www.yve-tool.de/de/pricing.

FAQs

Wie kann ich mehrere Kontakte gleichzeitig löschen?

Sie können Kontakte gleichzeitig löschen, indem Sie sich einen gesamten Kontakt Report ziehen (Kontakte -> Detail Bericht) und dann im Excel alle löschen, die Sie nicht mehr brauchen (sie können damit auch alle Ihre Kontakte löschen).

Dann importieren Sie dieses Excel mit dem Verhalten ‚Einfüge, Updaten und Löschen‘. Nach einer Bestätigungs-Email werden alle entfernten Kontakte gelöscht.

Warum bekomme ich die Fehlermeldung beim Import 'familyname ist ungültig'?

Die Fehlermeldung 'familyname ist ungültig' kann folgende Ursachen haben:

In der Spalte familyname muss ein Wert stehen
Ein familyname muss mit einem Buchstaben anfangen
Die Spaltenbezeichnung muss in der ersten Zeile stehen, d.h. Tiitel Zeilen müssen im Excel gelöscht werden
Die Liste muss im Excel im ersten Reiter stehen, d.h. am besten alle anderen Reiter löschen

Erst wenn alle Fehler behoben wurden wird die Liste importiert.

Warum bekomme ich die Fehlermeldung 'Kennung nicht bekannt' beim Import?

In der Spalte 'label' dürfen nur Kennungen stehen, die vorher unter 'Kontakte -> Kennungen -> neu' angelegt wurden.

Warum bekomme ich die Fehlermeldung 'Die Kombination aus familyname, firstname und email ist schon vorhanden' beim Import?

yve verhindert Dopplungen, deshalb muss die Kombination aus familyname, firstname und eimal eindeutig sein.

Die Fehlermeldung wird angezeigt, wenn in Ihrer Liste Dopplungen enthalten sind.

Warum bekomme ich beim Import die Fehlermeldung 'xxx ist mehrmals vorhanden' ?

Beim Import darf die yve_id, customer_number oder die Kombination aus 'familyname + firstname + email' nur einmal in Ihrer Excel Liste vorkommen. Bitte entfernen Sie die Duplikate.

Gilt die Anzahl Kontakte aus meiner Lizenz pro Event oder über alle Events?

Die maximale Anzahl Kontakte aus Ihrer Lizenz gilt kontoweit für alle Events zusammen.

Was muss ich in meine Excel Liste schreiben, wenn ich keine Namen zu der Email habe?

Das Feld ‚familyname‘ ist Pflichtfeld, d.h. Sie müssen dort einen Wert eintragen. Wenn Sie keinen Namen haben, können Sie einen Platzhalter verwenden, z.B. ‚(Bitte ausfüllen)‘ oder die Email Adresse. Dann können Sie im Fragebogen den Nachnamen als Feld einfügen und die Teilnehmer können den Wert überschreiben. Wichtig: der Nachname wird in der Anrede verwendet, deshalb sollten Sie das Merge Tag ‚yve_greetings‘ nicht mehr verwenden, sondern stattdessen einen festen Text wie ‚Sehr geehrte Damen und Herren,‘ verwenden.