Beim Versand von Emails, wie Einladungen und Newslettern über yve, gelten strikte rechtliche Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails als Spam kategorisiert werden und gleichzeitig den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten folgende Grundsätze beachtet werden:

 

• Versenden Sie ausschließlich E-Mails an Empfänger, die Ihnen ausdrücklich ihre Einwilligung dazu erteilt haben. Die Einwilligung muss direkt vom Empfänger kommen. Sie können im Fragebogen eine Einwilligung abfragen.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen bei einer öffentlichen Registrierung durch ein Doppel Opt-in-Verfahren, verifiziert sind. Dieses Verfahren stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse tatsächlich demjenigen gehört, der sie angegeben hat. Das Verfahren aktivieren Sie in yve mit 'Event->Registrierung bearbeiten->Öffentliche Registrierung->Daten aufnehmen, dann Email verifizieren' 

• In jeder versendeten E-Mail sollte erklärt werden, woher die E-Mail-Adresse stammt und auf welcher Grundlage Sie glauben, den Empfänger anschreiben zu dürfen. Dies ist besonders wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und Vertrauen bei den Empfängern aufzubauen. 

• Jede E-Mail, den Sie über Yve versenden, sollte eine einfache Möglichkeit zur Abmeldung (Opt-out) beinhalten. Der Empfänger sollte klar darüber informiert werden, wie er sich abmelden kann, wenn er die Nachrichten nicht mehr erhalten möchte.
• Alle workflow emails werden mit dem one-click-unsubscribe header verschickt. Momentan zeigt nur Apple IOS diesen header an. Sie können mit dem Merge Tag ‚Contact unsubscribe‘ einen unsubscibe link plazieren.

• Bei Emails ist es notwendig, ein vollständiges Impressum in der E-Mail bereitzustellen. Dies ist eine rechtliche Pflicht, um dem Empfänger die Möglichkeit zu geben, den Absender eindeutig zu identifizieren.
• Sie können das Merge Tag 'Impressum' verwenden, Ihr Impressum geben Sie dann unter 'Event->Event bearbeiten->Impressum' ein.

• Halten Sie Ihre E-Mail-Verteiler immer aktuell. Vermeiden Sie Bounce-Mails (Meldungen über Unzustellbarkeit). Entfernen Sie E-Mail-Adressen zeitnah, wenn Sie feststellen, dass sie ungültig oder inaktiv sind, um eine übermäßige Anzahl von Bounce-Mails zu vermeiden und Ihre Sender-Reputation zu schützen. Mit dem Filter 'Unzustellbar' können Sie unter Kontakte alle unzustellbaren Kontakte finden.
• Sie können inaktive Kontakte identifizieren, in dem Sie über 'Kontakte->Berichte->Kontakte Details' einen Excel-Bericht erstellen. In der Spalte 'created_at' ist das Datum der Erstellung des Kontaktes. In der Spalte 'current_sign_in_at' sehen Sie, wann der Kontakte sich das lestzte mal angemeldet hat und in der Spalte 'sign_in_count' wie oft. 

Durch die Einhaltung dieser Grundsätze tragen Sie dazu bei, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu gewährleisten. Dies schützt nicht nur Ihre eigenen Interessen, sondern auch die Funktionsfähigkeit des Yve Event Tools, indem es das Risiko reduziert, dass E-Mails als Spam eingestuft oder die Yve-Domäne auf Blacklists gesetzt wird.