Beim Versand von Emails, wie Einladungen und Newslettern über yve, gelten strikte rechtliche Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails als Spam kategorisiert werden und gleichzeitig den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten folgende Grundsätze beachtet werden:

 

• Versenden Sie ausschließlich E-Mails an Empfänger, die Ihnen ausdrücklich ihre Einwilligung dazu erteilt haben. Die Einwilligung muss direkt vom Empfänger kommen. Sie können im Fragebogen eine Einwilligung abfragen.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen bei einer öffentlichen Registrierung durch ein Doppel Opt-in-Verfahren, verifiziert sind. Dieses Verfahren stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse tatsächlich demjenigen gehört, der sie angegeben hat. Das Verfahren aktivieren Sie in yve mit 'Event->Registrierung bearbeiten->Öffentliche Registrierung->Daten aufnehmen, dann Email verifizieren' 

• In jeder versendeten E-Mail sollte erklärt werden, woher die E-Mail-Adresse stammt und auf welcher Grundlage Sie glauben, den Empfänger anschreiben zu dürfen. Dies ist besonders wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und Vertrauen bei den Empfängern aufzubauen. 

• Jede E-Mail, den Sie über Yve versenden, sollte eine einfache Möglichkeit zur Abmeldung (Opt-out Link) beinhalten. Der Empfänger sollte klar darüber informiert werden, wie er sich abmelden kann, wenn er die Nachrichten nicht mehr erhalten möchte. Große Email Provider wie gmail, t-online, icloud, gmx, etc. verlangen, dass eine Kampagnen-Email einen solchen Link enthält, sonst besteht Gefahr, dass die Email als Spam gewertet wird.
• Alle workflow emails werden mit dem one-click-unsubscribe header verschickt. Momentan zeigt nur Apple IOS diesen header an. Sie können mit dem Merge Tag ‚Contact unsubscribe‘ einen unsubscibe link plazieren. Workflow Emails, die keinen Unsubscribe Tag enthalten bekommen automatisch den Standard Unsubscribe Tag 'Emails abbestellen' an das Ende der Email gestellt.

• Bei Emails ist es notwendig, ein vollständiges Impressum in der E-Mail bereitzustellen. Dies ist eine rechtliche Pflicht, um dem Empfänger die Möglichkeit zu geben, den Absender eindeutig zu identifizieren.
• Sie können das Merge Tag 'Impressum' verwenden, Ihr Impressum geben Sie dann unter 'Event->Event bearbeiten->Impressum' ein.

• Halten Sie Ihre E-Mail-Verteiler immer aktuell. Vermeiden Sie Bounce-Mails (Meldungen über Unzustellbarkeit). Entfernen Sie E-Mail-Adressen zeitnah, wenn Sie feststellen, dass sie ungültig oder inaktiv sind, um eine übermäßige Anzahl von Bounce-Mails zu vermeiden und Ihre Sender-Reputation zu schützen. Mit dem Filter 'Unzustellbar' können Sie unter Kontakte alle unzustellbaren Kontakte finden.
• Sie können inaktive Kontakte identifizieren, in dem Sie über 'Kontakte->Berichte->Kontakte Details' einen Excel-Bericht erstellen. In der Spalte 'created_at' ist das Datum der Erstellung des Kontaktes. In der Spalte 'current_sign_in_at' sehen Sie, wann der Kontakte sich das lestzte mal angemeldet hat und in der Spalte 'sign_in_count' wie oft. 

Durch die Einhaltung dieser Grundsätze tragen Sie dazu bei, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu gewährleisten. Dies schützt nicht nur Ihre eigenen Interessen, sondern auch die Funktionsfähigkeit des Yve Event Tools, indem es das Risiko reduziert, dass E-Mails als Spam eingestuft oder die Yve-Domäne auf Blacklists gesetzt wird.