Sie müssen Prozesse einrichten, die es Ihnen ermöglichen, alle Rechte der Betroffenen zu wahren. Diese sind wie folgt:
Informationspflicht (Datenschutzerklärung) ausführen
Hierzu fügen Sie Ihre Datenschutzerklärung als Text oder Link auf die Event Webseite und Fragebogen ein.
Einwilligung zur Datenverarbeitung einholen
In yve können Sie im Fragebogen die Option ‚Einwilligungserklärung einblenden‘ wählen. Dann wird die Einwilligungserklärung angezeigt (siehe oben).
Auskunft über die Datenverarbeitung geben
Dies wird in der Datenschutzerklärung beschrieben, und ist im Profil des Teilnehmers sichtbar (nur mit eingeschalteter Navbar). Ggf. kann der Betroffene sich mit einer Frage an Sie direkt wenden. Die Stamm-Daten können Sie über 'Kontakte' filtern und sich einen 'Kontakte Details' Bericht erstellen lassen. Die Events zu dem Kontakt können Sie über den Bericht 'Kontakte Events' einsehen und die Daten des Teilnehmers in den Events dann über die jeweiligen Teilnehmer Detail-Berichte einsehen. Einlass Logs können Sie unter 'Berichte Einlass' sehen, Email Logs unter 'Emails Historie', Druck Logs under 'Druck Historie'.
Berichtigung der Daten durch Betroffenen vornehmen
Der Betroffene kann sein Profil selber korrigieren (nur mit eingeschalteter Navbar) und Sie können seine Daten über ‚Kontakte‘ ändern.
Löschung der Daten durchführen
Hierfür haben wir keine automatische Funktion eingebaut, da Sie entscheiden müssen, ob sie die Daten löschen können oder ob es wichtigere Gründe als die Einwilligung gibt (siehe oben), die Daten zu speichern. Der Betroffene kann sich direkt an Sie wenden. Sie können seine Daten dann über ‚Kontakte -> <Name des Kontaktes>‘ löschen.
Falls Sie alle Daten zu Teilnehmern in yve löschen möchten, können Sie dies durch einen Lösch-Import durchführen (siehe Nutzerhandbuch). Zusätzlich haben Events Logs von Teilnehmern, die gelöscht werden können, wenn Sie das Event löschen. Wenn Sie vor Löschung das Event kopieren, bleibt Ihenen der Setup ohne Teilnehmerdaten in der Kopie erhalten.
yve erstellt alle 3 Stunden einen kompletten Backup der Datenbank, diese Backups werden 30 Tage gespeichert. Danach werden diese Backups automatisch gelöscht. yve erstellt einmal pro Tag einen Backup aller hochgeladenen Bilder und Dokumente. Nach 7 Tagen werden diese Backups automatisch gelöscht.
Einschränkung der Verarbeitung der Daten vornehmen
Sie können in yve in Ihre Emails mit dem Merge Tag 'Contact unsubscribe' einen ‚Unsubscribe‘ Link stellen. Wird dieser Link geklickt öffnet sich der Browser und eine Bestätigung wird abgefragt. Wird der Bestätigungs-Button geklickt, blockt yve die Email Adresse des betroffenen Kontaktes automatisch, so dass Sie keine aktiven Emails mehr an diesen Kontakt schicken können. Vorsicht: Nur dieser Kontakt wird geblockt, sollte ein anderer Kontakt die gleiche Email haben wird diese bei dem anderen Kontakt nicht geblockt.
Unter 'Event -> Webseiten -> Newsletter abbestellen' können Sie den Text für die Bestätigung und der Seite danach ändern. Den Bestätigungs-Button können Sie unter 'Event -> Webseiten -> Button Text & Farbe' ändern.
Sie können diesen Block auch manuell über ‚Kontakte -> <Name des Kontaktes> -> Email -> Unsubscribed at‘ setzen oder zurücknehmen.
Datenübertragbarkeit
Sie können den Kontakt unter Kontakte suchen und über ‚Kontakte -> Berichte‘ einen Excel Bericht mit seinen Daten erstellen.
Wiederruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung akzeptieren
In yve können Sie im Fragebogen die Option ‚Einwilligungserklärung einblenden‘ wählen (siehe oben). Der Betroffene kann die Einwilligung entziehen, in dem er die Checkbox abwählt. Der Betroffene kann sich auch direkt an Sie wenden, und Sie nehmen die Änderung unter ‚Event -> Teilnehmer -> Fragebogen‘ vor.
Im Rahmen der DSGVO kommen noch weitere Maßnahmen auf Sie zu, wie z.B. ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen, Mitarbeiter zum Datenschutz verpflichten und ggf. einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Wir haben uns hier auf die wesentlichen Maßnahmen für die Nutzung von yve beschränkt, unsere Liste und Beispiel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ist ohne Gewähr. Bitte kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Datenschutzbeauftragten, falls Sie einen bestellt haben oder die für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde bzw. Ihrer/m Landesdatenschutzbeauftragte/n, um Ihr Vorgehen zum Datenschutz abzustimmen.